Comment Organiser un Salon Professionnel à Succès ?

L’organisation d’un salon ne s’improvise pas ! Que vous soyez à l’origine d’un projet de salon professionnel, de congrès médical, de forum de l'emploi ou de foire-exposition, la clé de la réussite de votre événement réside dans le soin que vous porterez à sa préparation. Notre article fait le point sur les étapes indispensables pour vous permettre de dépasser les objectifs de votre événement professionnel.

• Vous ne savez pas par où commencer pour organiser votre salon ?

• Vous avez fini par décider de vous lancer dans l’organisation du salon qui réunira votre communauté ?

• Dans quelques mois, votre projet verra enfin le jour, mais vous souhaitez vous assurer que vous n’avez rien oublié dans la planification de votre événement ?

Quelle que soit votre situation, vous devez vous assurer que le plan d’action de l'organisation de votre salon est le plus pertinent et complet possible.

Notre article revient sur les étapes incontournables pour réussir l’organisation de son salon virtuel ou physique.

Organisez et planifiez votre salon professionel en mode projet

Un salon est souvent un projet piloté par les délais. C’est une course contre la montre, avec de nombreuses étapes à réaliser, avant de pouvoir enfin, être en capacité de recevoir vos exposants et leurs visiteurs. Pour y parvenir, il est indispensable d’établir le plus tôt possible, le rétroplanning de votre événement et de trouver des réponses aux questions suivantes :

• Quelles sont les clés du succès de mon salon pour attirer les visiteurs ? (animations, qualité des conférences, intervenants renommés, produits à succès…)

• Quelles sont les clés du succès de mon salon pour attirer les exposants ? (potentiel en termes d’image, de visibilité, de génération de leads…)

• Quels sont les objectifs de mon salon ? (nombre de visiteurs, nombre d’exposants, nombre de conférences, chiffre d’affaires du salon...)

• Quel plan d’action dois-je mettre en œuvre, pour atteindre les objectifs de mon salon ?

• Quels indicateurs/KPI, me permettront de mesurer les résultats obtenus, du début de l'organisation de mon événement à la fin de mon salon ?

• Quel budget prévisionnel dois-je mobiliser pour atteindre les objectifs de mon salon ? Calcul de la trésorerie nécessaire, du besoin en fonds roulement de votre événement, seuil de rentabilité de votre salon ?

• Quelles sont les autres ressources nécessaires à l’organisation et à la réussite de votre salon ? (lieu, matériel, installation générale, agence de communication, plateforme de salons virtuels, signalétique, web, print, objet, prestataires d’accueil, de sécurité, de sonorisation et lumière, ressources humaines, énergie et télécommunication et bien d’autres…)

Même si le projet est clair dans votre esprit, la rédaction d’un cahier des charges reprenant l’ensemble de ces éléments est une étape indispensable, qui permettra non seulement de faire mûrir votre projet de salon, d’en renforcer la crédibilité, mais également de communiquer auprès de l’ensemble des acteurs qui prendront part à votre projet (financiers, lieux d’exposition, prestataires, conférencier ou exposants…).

Choisissez le meilleur type de salon en fonction de la nature de votre événement

Il existe trois types de salons. Le salon physique, le salon virtuel, et celui qui réunit les deux solutions afin de bénéficier des avantages de chacune : le salon hybride.

Organiser un salon physique

• Définir la ville, la localisation du lieu (centre-ville, excentré, campagne) en fonction du type de visiteurs attendus.

• Choisir un lieu économiquement dynamique ou adapté au thème de votre salon.

• Réfléchir à l’accessibilité du lieu (stationnement pour les visiteurs/exposants/staff, accès pour personnes handicapées).

• Quelles sont les forces et les faiblesses des infrastructures du lieu d’exposition ? Doivent-elles être complétées par des équipements complémentaires ?

• L’espace est-il suffisant pour recevoir le nombre d’exposants prévu dans mes objectifs ? Prestataires et matériel nécessaire (installation générale : voir https://www.france-evenements-services.com, chapiteaux, sonorisation, Accueil & sécurité, … )

Organiser un salon virtuel

• Pas de lieu physique, mais une plateforme de salons virtuels à sélectionner.

• Les offres sont très différentes selon les plateformes. Avant de faire votre choix, vous devez absolument avoir les réponses à l’ensemble des questions suivantes :

  • Rapidité de mise en œuvre du salon : instantané (rare mais très efficace) ou avec un délai de production manuelle du salon virtuel de 1 à 3 mois, comme pour la plupart des plateformes

  • Possibilité d’inscrire des nouveaux exposants jusqu’au démarrage du salon ou fin des inscriptions un à deux mois avant l’ouverture ?

  • Coût par stand

  • Coût des options souhaitées

  • Durée d’ouverture du salon aux visiteurs

  • Type d'accompagnement proposé (communication, guides exposants, guide visiteur…)

  • Style graphique (3D temps réel ? Visite 360? Web 2D?)

Organiser un salon Hybride

Le salon hybride est la meilleure solution pour renforcer la notoriété de son salon en touchant aussi bien les visiteurs physiques, que les visiteurs en ligne. Adosser un salon virtuel à un salon physique, rassure et sécurise les exposants, en permettant à l’organisateur du salon de garantir en toute circonstance sa tenue à minima en mode virtuel. Le salon hybride reste dans la plupart des cas, la solution la plus appréciée par les visiteurs et par les exposants, pour l’excellente visibilité et flexibilité qu’elle apporte en comparaison à un salon classique.

La Communication sur votre salon

Que votre événement soit virtuel, physique ou hybride, la communication reste l’une des clés du succès. Avant même de vous lancer dans de coûteuses campagnes, pensez à déposer votre salon sur Ultiplace en cliquant ici pour gagner facilement en visibilité sur le web. Cela ne vous prendra que deux minutes et en plus, c’est gratuit…

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