Pourquoi Organiser un Salon Virtuel ?

Depuis plusieurs années, le phénomène des événements digitaux et notamment des salons virtuels, a pris un essor considérable et se démocratise comme une pratique à part entière auprès des entreprises. En 2021, 50 % des organisateurs de salons professionnels ont choisi de compléter leur événement physique en organisant des versions hybrides et digitales.

Alors pourquoi un tel engouement autour de la digitalisation des événements traditionnellement physiques ?

"Un salon virtuel n'a pas pour vocation de remplacer un salon physique mais vient le compléter"

Tout d’abord, il faut bien comprendre qu’un salon virtuel n’a pas pour vocation de remplacer un salon physique, mais vient le compléter. Il répond seulement à de nouveaux besoins amorcés par des enjeux planétaires. Les conséquences du covid-19 et les décisions prises par le gouvernement pour empêcher la prolifération du virus, ont provoqué de nombreuses annulations de rassemblements physiques. Cette catastrophe sanitaire a obligé beaucoup d’entreprises à repenser leurs méthodes d’animation d’événements et de transmission des informations. 

Les réunions d’équipes via des outils tels que Zoom par exemple et le recours aux salons virtuels pour assurer leurs événements récurrents, sont devenus des normes d’actions d’entreprises.
Au-delà de palier aux annulations d’événements, choisir d’organiser et d’animer un salon virtuel présente de nombreuses avantages :

1-Les avantages géographiques : une meilleure visibilité sans limite d'action

• Une portée géographique illimité : en effet, là où un salon physique génère un trafic de visiteurs principalement issue de la région où se tient l’événement, le salon virtuel lui accueille des visiteurs sans limite géographique ;

• Une cible plus large et mieux qualifiée : qui dit sans limite géographique, dit aussi un choix de cible plus diversifié. Si en amont de votre événement, vous menez une campagne de communication efficace, vous pouvez fédérer une communauté que vous n’auriez jamais envisagé sur un salon physique et générer ainsi, des leads qualifiés au-delà de votre région ;

• Générer des leads qualifiés en améliorant votre stratégie de communication : en travaillant par thématique, vous axez votre communication digitale autour de messages précis et cela vous permet d’améliorer votre image de marque sur internet et d’accentuer votre visibilité dans l’écosystème numérique ;

• Bénéficier de la visibilité des annuaires en ligne : ces derniers référencent les salons professionnels sur l’année et ils sont plébiscités par tous les acteurs et visiteurs de salons. En référençant votre événement gratuitement sur l’annuaire Ultiplace, par exemple, vous bénéficiez de la visibilité du site, mais aussi de ses campagnes SEA.

2- Les avantages relationnels : ou l'humanisation des rencontres virtuelles

• De nouvelles rencontres clients et donc, de nouvelles ventes : en augmentant votre portée géographique et en soignant votre image de marque digitale, vous attirez une nouvelle clientèle dans votre tunnel de vente. En générant des leads qualifiés que vous accompagnez dans le parcours client, vous pouvez grandement augmenter vos profits ;

• L’humanisation de la relation client sur internet : en utilisant des outils tels que Zoom pour communiquer en temps réel sur les stands avec les exposants, en assistant à des conférences qui permettent de donner la parole à des experts tout en permettant l’échange avec les visiteurs, ou encore, en se détendant entre deux visites de stands dans les lieux dédiés aux discussions et au partage entre les visiteurs.

3-Les avantages écologiques : l'avènement du zéro déchet

• Vous vous inscrivez dans une démarche durable en limitant les déplacements de masse vers un point de rendez-vous ;

• Vous réduisez les déchets inhérents aux événements physiques : papiers pour les prospectus, affiches, kakémono, emballages de restauration, matériels d’installation à usage unique, gaspillage alimentaire, restes de matériaux tels que les plastiques, le bois, le métal, le verre et parfois le textile ;

• Vous réduisez la consommation énergétique : plus de besoin de climatisation, de chauffage ou d’électricité super puissante pour assurer la qualité du parcours client lors des visites du salon.

4-Les avantages économiques : organiser un salon virtuel c'est moins couteux voir même, gratuit & rentable

Lorsuque votre salon est 100% virtuel, vous réduisez drastiquement vos frais de mise en production : sur la réservation d’un lieu adéquat à l’accueil de votre événement, sur les équipes d’installation, celles qui assurent la maintenance avant, pendant et après l'événement, le personnel accompagnant les visiteurs, les frais énergétiques permettant d’optimiser la visite, les coûts de déplacement, etc. En faisant appel à un prestataire de service pour créer un événement en ligne, vous pouvez économiser des milliers d'euros.

Au milieu des agences experte en modélisation 3D, il existe même un logiciel gratuit de création et de personnalisation pour votre salon en ligne. Il s’agit du métavers automatisé d’Ultiplace, qui depuis un formulaire d’inscription, modélise votre événement à venir en quelques minutes.

5-Les avantages pratiques : l'organisation simplifiée pour tout type d'événement

• Vous pouvez couvrir de nombreux thèmes de salons et de nombreux types de rassemblements : les rendez-vous business par l’animation d’événements professionnels, des opportunités d’emploi, des rencontres d’avenirs pour les étudiants, vous pouvez reproduire un grand nombre de thèmes en version digitale et animer presque tous les types d’événements : salons, congrès, sommets, séminaires, conférences, webinaires, etc.

• Vous gagnez du temps en simplifiant votre logistique : la mise en production d’un salon virtuel est beaucoup plus simple que celle d’un salon physique. Là où il faut compter des mois pour un événement physique, vous pouvez créer un événement en ligne en quelques semaines et maintenant, grâce au logiciel de salon virtuel Ultiplace en quelques minutes. Finis les casse-tête avec la logistique, exigez le meilleur sans délai supplémentaire.

Autant de raisons qui justifient d’envisager l’animation d’un salon professionnel en ligne. Pour ce faire, découvrez comment organiser un salon virtuel pour tirer parti de tous ces avantages et réussir votre événement.