vendredi 9 juin 2023

Guide des Conférences

Guide des conférences

Tutoriel complet à destination des organisateurs, des conférenciers et des exposants pour les salons virtuels.

Qu’est-ce qu’une conférence ?

Donner une conférence, c’est l’art de discourir devant un public sur une thématique. Sur les salons, les conférences réunissent un ou plusieurs intervenants experts ou passionnés d’un domaine, face à leur public composé des visiteurs du salon.

Et une visio conférence ?

Sur les salons virtuels, on utilise des outils permettant de programmer des conférences en ligne. Le principe d’une visio conférence est le même qu’une conférence traditionnelle, mais les conférences en ligne ne sont pas assujetties par les contraintes géographiques ni les coûts financiers et écologiques liés aux déplacements. Il est donc, beaucoup plus facile et rapide de créer une visioconférence.

Pourquoi organiser des conférences sur un salon ?

Organiser des conférences sur votre salon, vous permet de rassembler votre communauté autour de personnalités et de ses thématiques de prédilection. Les conférences bien ciblées restent souvent le meilleur moyen d’augmenter le flux de visiteurs sur votre événement.

Impliquer les exposants en leur proposant d’intervenir lors de conférences ou de soumettre leurs propres thèmes, permet de renforcer leurs réputations d’experts et d’assurer la promotion de leurs structures ou de leurs spécialités. Dans le cadre des salons virtuels, on observe ainsi jusqu’à trois fois plus de visites sur les stands des exposants conférenciers.

Quelles conférences organiser ?

Cibler les thèmes qui mobilisent les visiteurs de votre salon.

Un organisateur de salon qui souhaite programmer des conférences doit d’abord identifier, puis hiérarchiser les thèmes qui intéressent le plus sa cible de visiteurs. Les sujets liés à l’actualité ou à l’innovation remportent souvent de francs succès sur les salons. Les démonstrations et les concours peuvent aussi passionner le public. Il peut être également intéressant de capitaliser sur les thèmes qui ont connu le succès lors des éditions précédentes du salon ou sur les éventuels événements concurrents en France et à l'international.

Identifier les personnalités et leaders d'opinions de votre communauté cible

L’organisateur de salon doit pouvoir identifier puis mobiliser les personnalités influentes pour sa cible. Leurs interventions en tant que conférenciers, renforcent la notoriété et l'attractivité du salon, mais permettent également de profiter de la publicité que le leader d'opinion réalise auprès de son propre réseau.

Convertir les exposants en conférenciers.

C’est aussi directement auprès des exposants que vous pouvez identifier les experts qui feront le succès de votre salon.

En voici quelques illustrations :

Difficile d’imaginer un salon de l'innovation sans faire “pitcher” les start-ups…
Pourquoi organiser un salon de l’emploi, sans laisser la parole aux exposants qui recrutent ?
L’intervention d’un laboratoire sur la présentation de ses nouveaux dispositifs de soin révolutionnaires, n'a-t-elle pas toute sa place lors d’un congrès médical ?

En conclusion, n'oubliez pas de mettre aussi les exposants à l’honneur, en valorisant leurs savoir-faire.

Quel est le meilleur format de conférences pour votre salon ?

Il existe différents formats de conférences, pouvant susciter l'intérêt des visiteurs. Pour chaque conférence, il vous appartient de sélectionner celui qui sera le plus adapté au traitement du sujet, mais également aux attentes de votre audience. Nous vous présentons les quatre formules qui fonctionnent le mieux sur les salons :

Les tables rondes

Les tables rondes s’organisent autour de plusieurs intervenants invités à partager leurs points de vue sur un sujet donné. Un animateur encadre les échanges en posant des questions préparées ou spontanées aux différents intervenants, avec l’objectif d’équilibrer les temps de parole.

Les tables rondes peuvent être diffusées en live et se terminer par une phase d’échange entre le public et les intervenants, ce qui les rend particulièrement adaptés aux contextes des salons.

Les séances de pitchs

Les pitchs sont des présentations de courtes durées (un temps défini de quelques minutes à ne pas dépasser), qui contiennent un maximum d’informations importantes. C’est un exercice qui nécessite d’être impactant tout en étant concis. Les pitchs s'enchaînent généralement les uns à la suite des autres et permettent de mettre en valeur une entreprise, un service, un produit ou même un concept. Les intervenants sont invités à présenter les enjeux de leurs sujets, afin de convaincre leur auditoire, dans un délai imposé.

Pour motiver les intervenant à participer, certains organisateurs présentent la séance de pitch sous la forme d’un concours, qui offre aux participants des opportunités à saisir, qui peuvent prendre différentes formes :

Un classement des pitcheurs avec une remise de prix (enveloppe financière, cadeaux, publicité, financement…)
L’accès à une visibilité pour leurs offres
Des rendez-vous avec de potentiels clients ou investisseurs
Toute récompense en lien avec le salon…

Les contributions d’experts

C’est une présentation réalisée par un intervenant, sélectionné pour son expérience ou pour son expertise, qui traite un sujet de manière approfondie. Contrairement au pitch, ce type de conférence n’est pas limité dans le temps et permet de partager son message tout en créant une véritable interaction avec le public. Les contributions d’experts sont la plupart du temps accompagnées de présentations visuelles de type Powerpoint ou Canva.

Elles intéressent particulièrement les visiteurs en recherche de partage d’expérience ou de formations sur des sujets spécialisés.

Les ateliers participatifs

Ils rassemblent un nombre réduit de participants avec un animateur, autour d’une problématique. Chaque participant est invité à réfléchir et à donner son avis sur le sujet. Des outils tels que Klaxoon, sont particulièrement bien adaptés à l’animation de ce type de réunion, qui remportent souvent de francs succès auprès des participants.

Comment créer le programme de conférence du salon ?

Créer un programme de conférence pour votre salon est un véritable travail d’organisation et de communication. Il s’agit de planifier différents types de conférences, sur différents thèmes, tout au long du salon.

Les thèmes

Commencer par bien définir le sujet de chaque conférence en collaboration avec les intervenants de manière à rester dans le thème général du salon. Vous pouvez lister les conférences disponibles, les classer en fonction de leurs thématiques, ainsi que par ordre d'intérêt pour les visiteurs. Les conférences clé données par vos têtes d’affiche, devront se trouver en début de salon ou être réparties à raison d’une par journée pour conserver un certain équilibre. Chaque journée de salon peut traiter d’un thème donné, afin de segmenter les visiteurs de votre salon.

Si vous n’avez pas suffisamment de conférences pour animer tout le salon, concentrez-les toutes sur une seule et même journée.

Créer un programme attractif

Pour attirer un maximum de visiteurs, le programme de vos conférences doit être prêt publié le plus tôt possible. Lorsque vous organisez un salon hybride ou virtuel sur Ultiplace, le programme des conférences apparaît sur la fiche salon, au fur et à mesure que l’organisateur les valide, ce qui simplifie considérablement la création du programme.

Communiquer sur chacune des visioconférences.

Chaque conférence validée doit donner lieu à une communication auprès de la communauté invitée sur le salon et des visiteurs potentiels. Elle peut prendre la forme de posts sur les réseaux sociaux permettant de mettre à l’honneur l’intervenant, tout en informant les visiteurs potentiels de cette actualité.

Dans vos posts, n’oubliez pas de citer le compte de l'intervenant, celui de sa marque, le hashtag de votre salon ainsi que toutes les informations qui pourront donner envie aux visiteurs d’y assister.

Comment organiser une visio conférence sur Ultiplace ?

L’esprit de simplification d’Ultiplace

Ultiplace est une plateforme de salons virtuels qui fait le choix de l’automatisation. Nous donnons le pouvoir à l’utilisateur, pour lui permettre de créer et de gérer son salon virtuel en toute autonomie. Le processus de création de salon a été simplifié et rendu intuitif pour l'organisateur du salon virtuel, comme pour ses exposants.

L’affichage des conférences sur Ultiplace

Dans le métavers Ultiplace, il existe un bâtiment en 3D, qui se nomme le “Centre de conférences”. Il accueille autant de salles de conférences que de conférences programmées pendant votre salon virtuel.

La création d’une nouvelle visio conférence sur Ultiplace

Il existe deux possibilités de créer une nouvelle conférence sur un salon :

Vous êtes l’organisateur du salon : il vous suffit de vous rendre dans l’onglet “Conférences” de votre back-office et de cliquer sur le bouton “+ Programmer une nouvelle conférence”.
Vous êtes exposant : la procédure est la même que pour l’organisateur, cependant, avant de pouvoir figurer au programme du salon, votre conférence sera soumise à la validation de l’organisateur.

Chaque conférence validée intègre le programme du salon qui figure sur la fiche du salon virtuel organisé sur Ultiplace.

Les champs du formulaire de création d’une nouvelle visio conférence sur Ultiplace

Le formulaire de création d'une nouvelle conférence sur Ultiplace est très simple à compléter. Il ne contient que les champs suivants :

Titre de la conférence : il doit être accrocheur et donner envie aux visiteurs.
La date et l’heure de la conférence : ils doivent être cohérents avec la cible de la conférence : les conférences en pleine semaine seront adaptées à une cible professionnelle, alors que les particuliers seront plutôt disponibles le week-end. Dans tous les cas, l’organisateur garde la main sur ces paramètres, ce qui lui permet d’établir un programme de conférences.
Description de la conférence : elle doit présenter la problématique traitée, expliquer à quelle cible elle s'adresse et apporter aux visiteurs les informations clé sur les intervenants et leurs crédibilité sur le sujet.
Url du flux vidéo live : c’est l’URL de la vidéo qui s'affiche dans la salle de conférence du métavers Ultiplace, entre l’heure de début et l’heure de fin de la conférence. Ce champ devra impérativement être complété avant le démarrage de la conférence.
Image de la conférence : elle doit illustrer le thème de la conférence et donner envie aux visiteurs d’y participer. Si vous ne disposez pas de visuel convaincant, vous pouvez utiliser des images libres de droits, issues de banque d’images gratuites telles que Pexels, Burst ou encore FreeImages, dont vous trouverez les accès ci-dessous :

Les deux types de conférences

Sur Ultiplace, il est possible de créer des conférences en direct, parfois disponibles en replay, mais aussi des conférences pré-enregistrées au format vidéo. Nous vous expliquons les avantages de chaque solution et comment les mettre en œuvre.

Les conférences Live

Pour organiser une conférence live, vous devez créer un nouvel événement sur votre outil de visioconférence préféré, puis en extraire un lien de connexions. Privilégiez des outils qui ne nécessitent pas de créer de compte pour les visiteurs ou d’installer de plugin. Vous pouvez aussi prendre le parti d'utiliser les outils les plus répandus sur le marché. Plus vous rendrez votre conférence simple d’accès et plus elle pourra rencontrer le succès attendu auprès des visiteurs.

Si votre conférence mobilise différents intervenants, nous vous conseillons de les réunir avant le démarrage de votre événement, pour leur rappeler les règles du jeu et les briefer sur le discours à tenir.

Pensez à paramétrer votre visio conférence en coupant les micros et les caméras des visiteurs dès leur entrée dans la salle de visio conférence.

Si vous souhaitez offrir aux visiteurs la possibilité d’utiliser le tchat de votre solution pour interagir avec les intervenants, pensez à nommer un modérateur qui se chargera de suivre le fil des discussions.

Enfin, si vous souhaitez augmenter considérablement le nombre de visionnages de votre conférence, nous vous recommandons de la mettre à disposition des visiteurs du salon en replay. Pour y parvenir, il vous suffit d'enregistrer la conférence live au format vidéo, puis d'héberger la vidéo en ligne, sur un serveur dédié ou sur un site spécialisé comme Youtube ou Viméo.

Attention, certains logiciels de visioconférences nécessitent la souscription d’un abonnement pour pouvoir disposer des fonctionnalités recommandées dans les précédents paragraphes. Renseignez-vous bien avant de faire votre choix.

Les conférences pré-enregistrées

Si vous disposez d’une conférence déjà enregistrée, il est possible de la diffuser de la même manière qu’une conférence live. Pour cela, il vous suffit de coller l’URL de la vidéo à la fois dans les champs “Url du flux vidéo Live” et “Url du replay” de la fiche conférence.