Guide Exposant : Créez Votre Stand sur le Logiciel de Salon Virtuel Ultiplace

Dans ce guide complet de l'exposant, nous vous expliquerons toutes les étapes pour créer, puis pour personnaliser votre stand sur Ultiplace. Vous découvriez nos conseils et astuces pour étendre facilement votre réseau et développer votre notoriété avec votre stand virtuel. Nous vous présenterons tout ce qu'il faut savoir sur la création et l'optimisation de votre stand virtuel à partir du logiciel de salon virtuel Ultiplace. Enfin, vous aurez accès à notre plan de communication idéal, pour assurer le succès de votre participation aux salons virtuels organisé sur Ultiplace.

Pourquoi créer un stand virtuel ?

Gagnez en visibilité

Vous êtes de plus en plus nombreux à compléter votre présence à des salons professionnels physiques par des stands sur les salons virtuels. Le concept d'événement hybride se démocratise, surtout, depuis le début de la pandémie et à l'instar des nombreuses plateformes de création qui permettent, d'organiser ces événements virtuels. Il accompagne le besoin grandissant d'avoir une image de marque digitale forte, afin de générer un meilleur trafic.

Les salons virtuels n'ont pas vocation à faire disparaître les salons physiques. Bien au contraire. Ils représentent des outils complémentaires permettant d'élargir le rayonnement de votre marque, au-delà des seuls visiteurs du salon physique. Le gain de visibilité offert aux exposants des salons virtuels peut s'avérer particulièrement intéressant, pour toucher une cible ne pouvant pas toujours se déplacer sur les salons physiques, pour des raisons de temps disponible, de coûts ou même de distance à parcourir.

Exposez en toutes circonstances

Le concept d'événement virtuel s'est d'autant plus étendu qu'il a fallu trouver des solutions, au temps fort de la pandémie, pour éviter des successions d'annulations d'événements imposées par la situation ou par les pouvoirs publics. Les organisateurs qui ont fait le choix des salons hybrides ont ainsi pu garantir à leurs exposants le maintien de leurs événements, à minima dans leurs formats virtuels. Selon une récente étude effectuée par 6Connex et Bizbash, 75 % des répondants soutiennent qu’ils organiseront au moins une partie de leurs événements virtuellement en 2022. La sécurité offerte par les outils de salons virtuels, semble donc au cœur des préoccupations de la plupart des organisateurs de salons. Leurs impacts positifs en faveur de l'environnement, sont également des arguments incontestables à prendre en compte.

Suivez la tendance

Les salons virtuels sont pour les salons physiques ce que sont les visioconférences pour les réunions. Un complément nouveau et non-négligeable de ce qui existe depuis longtemps et un moyen flexible d'assurer sa participation à un événement en toutes circonstances. Comme pour le travail à distance, les salons hybrides s'inscrivent maintenant durablement dans la filière des salons.

Faites la différence avec Ultiplace

En faisant le choix de l'automatisation, Ultiplace a levé les principaux freins des organisateurs de salons et corrigé les principaux défauts des plateformes existantes. Le premier logiciel en ligne de salons virtuels automatiques est né, avec les avantages d'être :

• Innovant : faites partie des pionniers à exposer sur le métavers

• Rapide : finit les longues semaines ou longs mois de paramétrage par l'équipe technique du prestataire. Avec Ultiplace, votre stand est créé de manière instantanée, à partir des informations que vous aurez complétées. Vous pouvez même le modifier à tout moment !

• Simple : Plus besoin de rester connecter pendant des heures en attendant qu'un visiteur arrive sur le stand. Vous recevez automatiquement la carte de visite chaque visiteur et êtes notifié par mail de chaque demande de contact.

• Plus responsable : En diminuant l'impact environnemental de vos événements.

Créez votre stand virtuel 3D

Pour créer votre stand 3D sur un salon virtuel organisé sur Ultiplace, il vous suffit de suivre une procédure simple et rapide :

1. Rejoignez le salon virtuel qui vous intéresse en vous rendant sur le lien envoyé par l'organisateur.

2. Suivez ensuite les instructions, vous permettant de créer votre stand en quelques minutes seulement. Vous recevrez un email de confirmation ainsi que de précieux conseils, pour réussir votre participation au salon virtuel.

Plus besoin de compétences techniques particulières avec Ultiplace. Pour créer votre stand, il vous suffit de remplir le formulaire d'inscription qui se déroule directement en ligne, en seulement quatre étapes. A l'issue de ce formulaire, la création de votre stand virtuel est instantanée : finis les délais de mise en œuvre qui prennent des semaines. Il ne reste plus pour l'organisateur du salon à valider votre participation, avant de voir votre stand apparaitre dans le métavers. Vous recevrez un email pour vous avertir lorsque l'organisateur aura terminé l'examen de votre stand.

Comment ça fonctionne ? Le métavers Ultiplace utilise un répertoire de modèles de stands personnalisables. Une fois que vous avez fait votre choix, le stand est automatiquement ajouté sur le salon en préparation. Votre choix de stand est modifiable à n'importe quel moment, même après sa création.

Ainsi, puisque le métavers Ultiplace a été pensé pour fonctionner de manière autonome (sans l'intervention des développeurs) vous pouvez créer et personnaliser votre stand directement en ligne depuis votre ordinateur, le tout sans aucune installation de logiciel.

Personnalisez votre stand virtuel 3D

Dans le métavers sur lequel est organisé votre salon virtuel, vous disposez de nombreuses fonctionnalités permettant d'afficher :

• Votre logo situé au sommet de votre stand. Il est cliquable en direction de votre site web. 

• Votre téléviseur assurant la diffusion de votre vidéo issue d'un lien direct, du type YouTube ou Viméo. Si vous n'avez pas de vidéo, vous pouvez toujours la remplacer par une image de votre choix au format paysage.

• Votre kakemono (roller-up) si vous en avez un. Vous pouvez également le remplacer par l'image de votre choix, au format portait (Logo, illustration de votre métier, réalisation, punch line...). Format conseillé : 1020px X 2400px.

• Votre bibliothèque de documents au format .pdf. Vous pouvez ainsi, y télécharger vos brochures, vos offres d’emploi et tous les documents que vous souhaitez mettre à la disposition de vos visiteurs ;

• Les liens vers vos vos réseaux sociaux pour gagner du trafic et des followers ;

• Votre carte de visite, qui permet de vous contacter par tchat, visioconférence, email et téléphone et même de prendre rendez-vosu directement dans votre agenda si vous prennez le temps de le synchroniser.

  Comme le logiciel de salons virtuels Ultiplace est 100% automatisé, vous pouvez ajouter ou modifier ces informations dès que vous le souhaitez en cliquant sur le buton "Personnaliser mon stand" que vous trouverez sur la page "Mon centre exposant".

  Retrouvez tous nos astuces et conseils pour personnaliser & optimiser votre stand en consultant notre fiche dédiée.

Pilotez votre stand à partir du tableau de bord exposant

Le tableau de bord exposant est un véritable poste de pilotage pour votre stand. Il regroupes les indicateurs, les actions et les ressources pour vous permettre de réussir votre participation au salon virtuel. Pour y accéder, il vous suffit de vous rendre dans "Mon centre exposant".

Votre tableau de bord se présente ainsi :

L’onglet « Mes Visiteurs » vous permet de mesure le nombre de visiteurs de votre stand. Pour augmenter ce chiffre, nous vous recommandons d'utiliser le module d'invitation de nouveaux visiteurs. Enfin, si vous souhaitez contacter les visiteurs de votre stand et débloquer l'ensemble des fonctionnalités de mise en relation, vous devez souscrire à la formule premium.

L’onglet « Mon Stand », vous permet d'accéder aux fonctionnalités de personnalisation et de visualiser votre stand dans le métavers. Nous vous recommandons de tester l'ensemble des fonctionnalités de votre stand, avant l'ouverture du salon, afin de vérifier que le rendu de vos images et de vos fichiers est conforme à vos attentes.

L’onglet « Mes messages » vous permet d'accéder et de répondre aux messages que vous avez reçu de la part des visiteurs. Vous avez un certain nombre de messages qui vous sont offerts, pour vous permettre de tester la fonctionnalité. Pour répondre aux messages des visiteurs sans limite, nous vous invitons à souscrire à la formule premium.

L’onglet « Mes cartes de visite » vous permet de suivre et de collecter les cartes de visiteurs de votre stand qui ont accepté de vous signaler leurs visites. Comme pour les messages, un certain nombre de cartes seront visibles gratuitement. La souscription d'une formule premium vous permet de débloquer l'accès à l'ensemble des cartes de visites de votre stand.

L’onglet « Mes Conférences » vous permet de créer une ou plusieurs conférences, de les modifier et de suivre les statistiques d’allées et venues des visiteurs. Lorsque vous avez terminé votre conférence, elle reste accessible en replay durant la durée du salon. Les exposants qui organisent des conférences génèrent jusqu’à trois fois plus de visites sur leur stand. Si vous souhaitez en savoir plus sur les conférences et accéder à de précieux conseils, consultez le Guide des Conférence.

L’onglet « Mes Statistiques » vous offre un rapport détaillé des performances de votre stand.

Pour vous aider à optimiser vos actions n'hésitez pas à consulter les guides et les fiches techniques en accompagnement de chaque onglet.

Comment se déroule un salon virtuel organisé sur le métavers Ultiplace?

Le logiciel Ultiplace accueille les salons virtuels dans ses univers virtuels en 3D appelés métavers. En tant qu'exposant validé par l'organisateur du salon virtuel, vous avez la possibilité de visiter le salon virtuel en avant-première, en cliquant sur le bouton "Visiter le salon 3D", que vous trouverez sur votre tableau de bord dans "Mon centre exposant".

Les salons virtuels organisés dans les métavers d'Ultiplace, disposent des mêmes marqueurs que ceux des salons physiques. Ils sont composés :

• D’un accueil présentant un bref tutoriel sur la navigation dans le métavers ;

• D’un centre de conférence ou vous allez pouvoir assister aux conférences programmées durant l’événement ou disponibles en replay ;

• De halls d’exposition thématiques, qui accueillent chacun entre 1 et 9 stands, dans chacune de leurs salles.

La navigation s’effectue en déplacant votre avatar au clic ou avec les touches du clavier. Vous pouvez intéragier avec de nomvreux éléments en un clic.

Le visiteur est invité à vivre une expérience interactive, basée sur l'exploration des différents bâtiments du métavers. Il pourra ainsi découvrir votre stand et ses contenus au cours de sa visite du métavers. Une fois sur votre stand, il lui suffira de cliquer sur la console interactive, pour essayer de vous contacter par tchat, visioconférence, email ou téléphone.

Si les visiteurs peuvent arriver par hasard sur votre stand, nous vous recommandons de mettre toutes les chances de votre côté, en adoptant une stratégie de communication adaptée aux salons virtuels. Pour vous aider dans la création de votre plan d'action, nous vous invitons à suivre nos recommandations présentée dans le chapitre suivant.

Le plan de communication idéal pour réussir votre participation au salon virtuel

Comme dans le cadre d'une participation à un salon physique, l'exposant qui souhaite atteindre les objectifs de son stand, ne peut se passer d'une communication efficace. Sur les salons virtuels, votre plan de communication devra s'appuyer sur des actions concrètes planifiées dans le temps.

Que vous soyez débutant ou professionnel de la communication, ce guide est fait pour vous. Toutes les actions de communication que nous vous proposons de mettre en œuvre, sont facultatives et peuvent être réalisées simplement, en suivant nos instructions.

Accéder directement à la checklist "Plan de communication"

Comment réussir le plan de communication de votre stand virtuel ?

Avant de lancer les premières actions pour faire la promotion de votre stand, nous vous recommandons de prendre le temps de formaliser votre plan de communication par écrit. Cela vous permettra de prendre de la hauteur sur les actions à mener et de gagner en efficacité par la suite.

1-  Identifiez les enjeux de votre participation au salon virtuel

La première étape d’un plan de communication réussi, est de définir les enjeux de votre présence sur le salon, en répondant aux questions suivantes :

• Pourquoi suis-je exposant sur ce salon virtuel ?

• Quels sont les sujets qui vont intéresser les visiteurs du salon virtuel auquel je participe ?

• Quelles sont les offres que je dois mettre en avant pour intéresser ces mêmes visiteurs ?

La réponse à ces questions simples en apparence, mais pourtant centrales, vous permettra de définir, puis de fixer plus facilement les objectifs de votre participation au salon virtuel.

2-   Définissez vos objectifs

Une fois les raisons et motivations définies, vous devrez les décliner sous la forme d'objectifs qui peuvent prendre différentes formes même si leurs caractéristiques restent les mêmes. Les objectifs doivent être :

• Spécifiques : c'est à dire, prendre en compte à la fois votre cible et le contexte du salon virtuel.

• Mesurables : fixez-vous des objectifs faciles à mesurer. Les indicateurs de performances de votre tableau de bord, ont été conçus pour ça.

• Atteignables : un bon objectif pour votre stand est un objectif qui peut être atteint voir dépassé.

• Réaliste : si vous visez la lune, nous espérons que votre fusée est déjà prête à décoller ? Vous devez vous doter des moyens nécessaires pour atteindre vos ambitions, en investissant votre énergie sur votre plan de communication, par exemple.

• Délimité dans le temps : vous pouvez vous fixer des objectifs par jour d'ouverture ou plus simplement, pour toute la durée du salon virtuel.

Voici quelques exemples d'objectifs dont vous pouvez vous inspirer :

• Atteindre X visiteurs sur mon stand

• Atteindre X visiteurs lors de mes conférences

• Obtenir X contacts qualifiés

• Réaliser un chiffre d'affaires de X€

• Obtenir un retour sur investissement de +X€

Ces exemples d'objectifs peuvent aussi se décliner en fonctions de vos différentes cibles.

Pensez à bien les mesurer, avant d'en analyser les résultats, à l'issue de votre salon virtuel.

3-   Déclinez vos objectifs sous la forme d'un plan de communication concret

Pour atteindre ou dépasser les objectifs que vous vous êtes fixés, il vous faut un plan de communication à la hauteur de vos ambitions. Nous vous proposons 10 actions simples et concrètes à réaliser sans dépenser le moindre euro, pour réaliser une campagne de communication de qualité professionnelle.

Dans la plupart des situations, votre plan de communication pourra impacter à la fois la communication interne et la communication externe.

Communication externe

Vous faites partie des pionniers à exposer sur le métavers ! Faites le savoir autour de vous !

Action n°1 : Annoncez votre participation au salon virtuel

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : diffuser un post sur les réseaux sociaux fréquentés par votre cible (Corporate : LinkedIn, Twitter... - Grand public : Instagram, Facebook...).

Contenu : écrire un texte reprenant les principales informations du salon (dates, durée, description...). Inciter votre cible à bloquer la date puis à s'inscrire au salon en ajoutant le lien vers la "fiche salon". Ajouter ensuite une image à votre post. L'affiche du salon virtuel ou un extrait visuel de la communication officielle de l'organisateur, peut se révéler très efficace et rapide à mettre en œuvre. Citer l'organisateur du salon dans votre post, pour lui permettre de relayer le message. Citer le hashtag du salon (#NomDuSalon), ainsi que celui du métavers : #Ultiplace.

Action n°2 : Attirez les visiteurs par une image de votre stand

Quand : le jour de l'ouverture du salon.

Comment : diffuser un post sur les réseaux sociaux fréquentés par votre cible (Corporate : LinkedIn, Twitter... - Grand public : Instagram, Facebook...).

Contenu : inviter votre cible à venir découvrir votre stand et échanger avec vous. Ajouter à votre post, une copie d'écran de votre stand. Pour la réaliser, entrez sur le métavers, rejoignez votre stand en cliquant sur votre logo dans le menu de navigation rapide à gauche de l'écran. Une fois devant votre stand, utiliser le bouton "ImprimeEcran" de votre clavier. Sur windows, vous pouvez également lancer l'application "Outil Capture d'écran". Si vous souhaitez augmenter l'impact de votre post et que vous êtes à l'aise avec les outils de capture de vidéos, vous pouvez également extraire et diffuser une vidéo de votre navigation sur le métavers en direction votre stand. Citer l'organisateur dans votre post pour lui permettre de relayer votre message et d'en maximiser l'impact. Citer le hashtag du salon (#NomDuSalon), ainsi que celui du métavers : #Ultiplace.

Action n°3 : Invitez les VIP sur votre stand par des posts ciblés

Quand : à partir du jour d'ouverture du salon.

Comment : diffuser un post sur le réseau social préféré de votre VIP en identifiant son compte (écrire : @IdentifiantDuVIP)

Contenu : inviter le VIP à venir découvrir votre stand et échanger avec vous en suivant la même démarche que pour le post précédent. Les posts ciblés ont un impact très positif dans votre communication et sont souvent plus efficaces que les communications générales.

Action n°4 : Annoncez votre participation à l'événement sur la page d'accueil de votre site internet (ou page actualités)

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : rédiger un texte, puis identifiez une illustration à transmettre dès que possible à l'équipe chargée de votre site web.

Contenu : vos prospects, vos clients, vos candidats, votre communauté toute entière consulte régulièrement votre site web. Montrez-leurs que vous êtes à la pointe de la communication, en les invitant à venir vous rencontrer sur le métavers de votre salon virtuel.

Action n°5 : Annoncez votre participation à l'événement, dans les signatures emails de votre équipe, ou de votre organisation toute entière

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : rédiger un bref texte invitant les destinataires de vos emails à venir vous rencontrer sur le salon. Ajouter le lien vers la fiche salon et transmettez le tout à l'équipe chargée de votre messagerie. Avec vos collègues, vous allez sans doute envoyer des milliers de messages jusqu'au terme du salon. Ce serait vraiment dommage de ne pas profiter de cette formidable publicité gratuite !

Contenu : privilégiez un texte court du type :

"Retrouvez NomDeVotreStructure dans le métavers du DateDeDébut au DateDeFin.

Action n°6 : Utilisez vos bases de données pour une invitation sous la forme d'un emailing

Quand : une semaine avant l'ouverture du salon, puis le jour de l'ouverture du salon.

Comment : identifiez les bases de données que vous pouvez utiliser au sein de votre organisation. Elles peuvent être mises à votre disposition par le services commercial ou marketing (Extrait de votre CRM, bases de clients ou de prospects, liste de visiteurs sur des salons précédents...). Privilégiez l'utilisation d'un logiciel spécialisé pour nettoyer votre base de donnée (du type debounce.io). Utilisez de préférence des éditeurs pour créer vos messages personnalisés et suivre les résultats de votre campagne d'emailing (du type Sendinblue.com ou Mailchimp.com). Rapprochez-vous éventuellement de votre service marketing, qui à sans doute l'habitude d'utiliser ce type d'outils.

Contenu : suivez le modèle Titre>Illustration>texte>Bouton "Inscription"(avant le démarrage) ; Bouton "entrer dans le métavers" (à partir de l'ouverture)> n'oubliez pas de recopier le lien vers la fiche salon vous chaque bouton.

Actions bonus : si vous avez pris la décision d'animer une conférence et qu'elle a été validée par l'organisateur, nous vous recommandons de l'annoncer au moins une semaine à l'avance, puis de planifier de nouveaux posts la veille puis au moment précis de sa diffusion.

Communication interne

Vous pouvez être fier de votre stand ! Valorisez votre travail par une communication interne efficace.

Action n°7 : Annoncez votre participation à l'ensemble des collaborateurs de votre organisation et lancez un "appel à conférenciers".

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : rédiger un texte illustré par une image de votre stand, diffusé par l'intermédiaire de votre messagerie interne

Contenu : annoncer votre participation au salon virtuel et invitez vos collègues à s'inscrire au salon. Vous pouvez également valoriser leurs expertises en leur proposant de devenir conférenciers (live ou différé) sur le salon virtuel.

Action n°8 : Publiez un article dans chacun de vos outils de communications internes

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : identifiez les outils de communication en place dans votre structure : Newsletter, revue d'entreprise, réseau social d'entreprise, intranet... et proposez votre article aux équipes responsables de la gestion de ces outils.

Contenu : annoncer votre participation au salon virtuel et invitez vos collègues à s'inscrire au salon. Vous pouvez également valoriser leurs expertises en leur proposant de devenir conférencier (live ou différé) sur le salon virtuel.

Action n°9 : Invitez par message l'ensemble des collaborateurs de votre organisation à venir visiter votre stand.

Quand : le jour de l'ouverture du salon.

Comment : envoyer une invitation par la Messagerie interne

Contenu : le salon virtuel est ouvert ! Invitez vos collègues à venir visiter votre stand.

Action n°10 : Partagez le succès de votre participation à l'évènement.

Quand : à l'issue du salon virtuel

Comment : analyser les indicateurs clés de votre participation au salon virtuel et mesurer l'atteinte de vos objectifs.

Contenu : bilan de votre participation et valorisant les aspects les plus positifs de votre action. Perspectives pour l'année à venir.

4-   Messages sponsorisés

Si vous souhaitez augmenter l'impact de votre communication digitale externe, il est possible de sponsoriser certains de vos posts sur les réseaux sociaux.

Pour cela, il vous faudra définit une cible, rédiger un message optimisé pour chaque réseau social, déterminer sa période de diffusion et alloué le budget nécessaire à sa mise en avant. Vous pourrez ainsi générer des milliers de clics sur votre message. Comptez un budget compris entre de 35 centimes et 2 euros en fonction du réseau social et du paramétrage effectué.

N'hésitez pas à vous faire accompagné par un professionnel pour réussir votre campagne SEA sponsorisée.

5-   Résultats

À l'issue du salon, vous pourrez rapprocher les résultats des indicateurs de performance de vos objectifs, afin de mesurer l'impact de vos actions.

Le bilan de votre participation au salon virtuel peut également prendre en compte les éléments suivants :

• Indicateurs de votre tableau de bord dans "Mon centre exposant"

• Calcul du retour sur investissement si vous avez souscrit à la formule premium ou dépensé un budget communication

• Comptabilisation des opportunités d'affaires ou de contacts

• Axes d'amélioration pour une éventuelle participation à d'autres salons virtuels

FAQ

• Vous avez une question ? La réponse de se trouve certainement dans notre FAQ, dont voici quelques extraits.

• Comment entrer sur mon salon virtuel ? En tant qu'exposant validé par l'organisateur, vous disposez d'un accès en avant première au salon virtuel à partir du tableau de bord de "Mon centre exposant". Les visiteurs devront se rendre directement sur la fiche salon et cliquer sur le bouton "entrer sur le salon" pendant la période d'ouverture du salon virtuel.

• J’ai perdu mes identifiants de connexion, comment faire ? Si vous avez perdu vos identifiants, vous pouvez cliquer sur "mot de passe oublié". Vous recevrez la procédure à suivre pour changer de mot de passe ou d'identifiant. Vous pouvez également contacter le support à l'adresse contact@ultiplace.com

• Qui a accès aux événements de type conférence live, visioconférence etc. ? Tous les visiteurs exposants présents sur le métavers Ultiplace lors du salon virtuel, auront un accès aux conférences, live et replay.

• Faut-il installer un logiciel pour accéder au salon interactif ? Non, le métavers ULTIPLACE est disponible en ligne directement depuis votre navigateur internet (Google Chrome, Firefox, Safari, Opera, Internet Explorer, Edge). Pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités, nous vous recommandons la navigation sur ordinateur.

• Puis-je modifier ou supprimer des éléments sur mon stand durant le salon ? Oui, vous pouvez modifier l'ensemble des informations affichées sur votre stand, directement depuis votre tableau de bord, accessible dans "Mon centre exposant”.

Trouvez la réponse à votre question en cliquant sur FAQ

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