Choix du type de salon, planification et communication... Découvrez dans cet article tous les conseils pour organiser un salon professionnel à succès.

Comment garantir le succès de votre salon professionnel? - Ultiplace

L’organisation d’un salon ne s’improvise pas ! Que vous soyez à l’origine d’un projet de salon professionnel, de congrès médical, de forum de l'emploi ou de foire-exposition, la clé de la réussite de votre événement réside dans le soin que vous porterez à sa préparation. Notre article fait le point sur les étapes indispensables pour vous permettre de dépasser les objectifs de votre événement professionnel.

Quelle que soit votre situation, vous devez vous assurer que le plan d’action de l'organisation de votre salon est le plus pertinent et complet possible.

Notre article revient sur les étapes incontournables pour réussir l’organisation de son salon virtuel ou physique.

Organisez et planifiez votre salon professionel en mode projet

Un salon est souvent un projet piloté par les délais. C’est une course contre la montre, avec de nombreuses étapes à réaliser, avant de pouvoir enfin, être en capacité de recevoir vos exposants et leurs visiteurs. Pour y parvenir, il est indispensable d’établir le plus tôt possible, le rétroplanning de votre événement et de trouver des réponses aux questions suivantes :

Même si le projet est clair dans votre esprit, la rédaction d’un cahier des charges reprenant l’ensemble de ces éléments est une étape indispensable, qui permettra non seulement de faire mûrir votre projet de salon, d’en renforcer la crédibilité, mais également de communiquer auprès de l’ensemble des acteurs qui prendront part à votre projet (financiers, lieux d’exposition, prestataires, conférencier ou exposants…).

Choisissez le meilleur type de salon en fonction de la nature de votre événement

Il existe trois types de salons. Le salon physique, le salon virtuel, et celui qui réunit les deux solutions afin de bénéficier des avantages de chacune : le salon hybride.

Le salon hybride est la meilleure solution pour renforcer la notoriété de son salon en touchant aussi bien les visiteurs physiques, que les visiteurs en ligne. Adosser un salon virtuel à un salon physique, rassure et sécurise les exposants, en permettant à l’organisateur du salon de garantir en toute circonstance sa tenue à minima en mode virtuel. Le salon hybride reste dans la plupart des cas, la solution la plus appréciée par les visiteurs et par les exposants, pour l’excellente visibilité et flexibilité qu’elle apporte en comparaison à un salon classique.

Que votre événement soit virtuel, physique ou hybride, la communication reste l’une des clés du succès. Avant même de vous lancer dans de coûteuses campagnes, pensez à déposer votre salon sur Ultiplace en cliquant 

 pour gagner facilement en visibilité sur le web. Cela ne vous prendra que deux minutes et en plus, c’est gratuit…

Un métavers 3D impressionant et instantané & un salon virtuel créé en 3 minutes gratuitement ?

Comment Organiser un Salon Professionnel à Succès ?

Fonctionnalités, accessibilité, impact environnemental et statistiques... découvrez à travers des chiffres clés si les salons virtuels sont un effet de mode ou une tendance durable.

Les salons virtuels : effet de mode ou tendance durable ? - Ultiplace

Les salons virtuels ont fait leur apparition ces dernières années et ont connu un véritable essor en 2020, dans le cadre de la pandémie de Covid-19, qui a forcé les organisateurs d'événements à repenser leurs stratégies. Les salons virtuels offrent une alternative innovante aux événements physiques en permettant aux participants de se connecter et d'interagir en ligne, sans avoir à se déplacer. Ils sont également d'excellentes solutions permettant de démultiplier l'impact d'événements physiques, en prolongeant leurs experiences dans le temps, sans aucune limite géographique.

Voici quelques chiffres clés pour mieux comprendre l'essort des salons hybrides et virtuels :

Ces chiffres semblent confirmer que les salons virtuels s'incrivent dans une réelle tendance de fond qui dépasse largement l'intérêt lié à la periode COVID. 

Les solutions de salons virtuels plus que jamais à la pointe de l'innovation

De nombreuses innovations ont vues le jour et depuis 2023, certaines solutions comme 

La plateforme Ultiplace est une solution qui permet de créer des salons virtuels personnalisés pour les entreprises, les organisations et les associations. Cette plateforme offre une expérience en ligne immersive en 3D pour les participants, avec des 

telles que des chats vidéo, des forums de discussion, des présentations et bien plus encore. Elle permet également aux organisateurs de mesurer l'efficacité de leurs événements virtuels grâce à des outils d'analyse sophistiqués.

L'un des avantages des salons virtuels est leur accessibilité mondiale, ce qui permet aux exposants et aux participants de se connecter à partir de n'importe quel endroit dans le monde. Cela élimine les coûts de déplacement associés aux événements physiques et permet aux exposants de toucher un public plus large. De plus, les salons virtuels offrent un environnement sûr et sécurisé pour les participants, qui peuvent interagir en toute sécurité avec les exposants et les autres participants.

La plateforme Ultiplace offre également des avantages environnementaux significatifs. Les événements physiques ont un impact considérable sur l'environnement, avec des émissions de gaz à effet de serre, des déchets et une consommation d'énergie importante. Les salons virtuels permettent de réduire considérablement ces impacts environnementaux en éliminant la nécessité de voyager et de produire des déchets physiques. Ultiplace est donc une solution écologique pour les entreprises qui cherchent à organiser des événements professionnels tout en étant 

En conclusion, les salons virtuels ne sont pas simplement une mode passagère, mais une tendance durable qui est appelée à se développer dans les années à venir. 

 est une solution innovante et écologique pour les entreprises qui cherchent à organiser des événements professionnels en ligne tout en offrant une expérience immersive et interactive pour les participants. Avec ses fonctionnalités avancées et ses outils d'analyse sophistiqués, 

 est une plateforme de choix pour les entreprises qui cherchent à se démarquer dans le monde numérique en évolution rapide.

Les Salons Virtuels Sont-ils un Effet de Mode ou une Tendance Durable ?

Étape n°1 : définir vos objectifs, vos cibles, le type de salon et votre créneau/ Étape n°2 : choisir le prestataire et les outils de diffusion puis établir un planning de publication en segmentant vos cibles afin de rédiger les messages/ Étape n°3 : suivre vos campagnes et planifier les temps forts..

Comment organiser un salon virtuel ?

Physique ou virtuel, un salon professionnel nécessite une bonne préparation pour garantir son succès. Nonobstant, l’organisation d’un salon virtuel est différente de celle inhérente à un salon physique de par la forme même que prend chacun des deux événements.

De vos objectifs à atteindre, aux remerciements de vos exposants et visiteurs pour leurs présences à votre rassemblement, nous allons voir ici comment organiser un salon virtuel étape par étape afin de pérenniser votre projet.

Cette étape, préliminaire à toute action, se décline en quatre points à traiter :

Un objectif est dit SMART lorsqu’il est : 

c’est-à-dire clairement défini, unique et attribué selon les compétences métiers de votre équipe ; 

avec des chiffres établi que vous souhaitez atteindre ;

 au vu des moyens humains, financiers et matériels dont vous disposez ;

 en gardant une pertinence évolutive avec vos précédents objectifs et en fonction de vos ressources ;

Afin de toucher vos cibles, n’hésitez pas à créer des persona (profils type) que vous pouvez ensuite classer en différents publics :

. La première, c’est l’ensemble de vos clients potentiels ou actuels, la seconde est une clientèle plus restrictive (client important par exemple) et constitue un sous-ensemble de votre cible principale.

 c'est-à-dire les individus qui ont un impact direct sur l’achat de votre produit ou service.

Est-ce un salon exclusivement professionnel ou au contraire est-ce plutôt un rassemblement grand public ? 

Selon votre besoin, la stratégie de communication diffère beaucoup suivant le type d’événement choisi.

Définir la date et l’heure du salon afin de ne pas organiser votre événement sur le même créneau qu’un autre salon ayant un thème similaire.

Étape n°2 : définir votre stratégie 

Une fois que vous avez défini vos besoins, vous devez réfléchir à l’ensemble de l’organisation qui articule votre projet :

Pour un événement en ligne, vous devez confier à une équipe spécialisée, la modélisation de votre salon. 

L’impression 3D de votre salon est toujours moins coûteuse que la location d’un espace dédié et avec la démocratisation de ces nouvelles pratiques, il existe de nombreuses entreprises qui proposent sur leur plateforme, des espaces d’exposition qui sont aménagés, par des développeurs, selon vos envies. 

métavers dédié à la création de salons en ligne

. Ultiplace est entièrement automatisé et vous permet, depuis votre ordinateur, de créer et de configurer, vous-même, votre 

 sur lesquels vous souhaitez communiquer 

Réseaux sociaux, landing page, emailing, blog, newsletter, n’hésitez pas à utiliser les moyens de communication, qui sont mis à disposition pour votre stratégie marketing, en amont de l’événement.

Utilisez les outils que vous maîtrisez le mieux et privilégiez les réseaux sociaux où sont susceptibles de se trouver vos cibles.

Si vous êtes plusieurs organisateurs, pourquoi ne pas proposer une campagne co-brandée par exemple ?

Pour référencer votre salon, il existe, aussi, de nombreux annuaires qui listent les événements à l’année. L’

 tout en bénéficiant de la visibilité sur ses campagnes SEA et d’attirer, depuis l’annuaire, son trafic qualifié vers votre événement.

Que vous rédigiez sur votre blog, à travers les réseaux sociaux ou l’emailing, quel que soit le support sur lequel vous communiquez, vous devez 

déterminer quel est le moment le plus propice pour diffuser votre message

Plus vous serez précis et régulier, plus vous serez susceptible d’atteindre vos objectifs de fréquentation. 

 afin de proposer un plan de rédaction 

La segmentation est idéale pour une campagne emailing, sur les réseaux sociaux ou en SEA, car elle 

Vous savez maintenant quel contenu rédiger 

 faite en amont. Soigner le style d’écriture et rédiger des contenus qualitatifs, riches, assez concis pour ne pas perdre l’attention, assez longs pour transmettre toutes les informations susceptibles d’attirer les exposants et les visiteurs.

Étape n°3 : déploiement de votre stratégie

Le déploiement de la stratégie est la phase où vous mettez en application toute la préparation. Vous commencez à diffuser votre événement et votre salon en ligne est prêt à accueillir ses premiers exposants. 

Cette étape se décompose en plusieurs points :

Quel que soit le canal de diffusion que vous utilisez, effectuer un suivi de campagne est essentiel

 pour s’assurer que votre diffusion est efficace

Fréquentation du site avec Google Analytics, rapport de publication sur les réseaux sociaux, analyses d’ouvertures et de clics sur vos mails envoyés, de nombreux outils sont mis à votre disposition pour vous aider dans votre démarche de suivi.

Grâce au suivi de campagne, vous êtes en mesure de savoir si cette dernière remplit vos objectifs de fréquentation et donc s’il faut modifier le contenu des messages ou les heures de diffusion.

Lorsque vous avez un certain nombre d’exposants inscrits à votre salon, invitez-les à devenir speakers lors des conférences. 

Ces dernières sont plébiscitées par le grand public, car

 elles permettent un véritable échange avec les professionnels

. Les exposants qui animent une conférence génèrent, en moyenne, 

trois fois plus de visites sur leur stand

Si vous n'avez jamais animé une prise de parole lors d'une conférence, 

 dédié à ce sujet et n’hésitez plus à, vous-même, devenir conférencier pour votre propre entreprise.

À l’instar de votre planning de publication qui se base sur le profil et l’activité de votre cible, planifier les temps forts de votre événement vous 

 autour d’un programme riche qui assure, en général, un trafic non-négligeable. 

-> Inviter vos exposants à communiquer sur l’événement

Ils ont tout intérêt à faire connaître l’événement donc n’hésitez pas à leur transmettre toutes les informations nécessaires, comme le programme des conférences par exemple, pour qu’ils puissent anticiper et communiquer eux-mêmes sur l’événement.

Avant, pendant et après l’événement, vous devez, en tant qu’organisateur, être accessible pour vos exposants et invités. Sur internet l'expérience utilisateur est essentielle. Si vos exposants se sentent accompagnés et écoutés, ils seront d'autant plus enclin à partager votre événement auprès de leurs communautés. Et même à répéter l'expérience pour une potentielle prochaine édition.

Comme vous utilisez un logiciel pour animer votre salon virtuel, faites leur tester la solution, au moins une semaine avant le début de l’événement afin de remonter les éventuels bugs et de les faire corriger. Cela leur permet aussi de se familiariser avec la solution avant l'arrivée des visiteurs. 

Votre stratégie marketing ne doit pas s’arrêter à la fermeture du salon. N’oubliez pas de remercier vos invités, vos exposants et vos visiteurs pour leurs participations par l'envoi d’un mail de remerciement et/ou d’un cadeau d’entreprise.

N’hésitez pas à leur proposer un questionnaire de satisfaction qui vous permettra d’avoir un véritable retour d’expérience client et d’adapter votre stratégie pour un prochain événement.

Maintenant que vous savez comment organiser un salon virtuel, découvrez comment fonctionne un salon 

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